物联网技术在档案数字化管理中的应用分析(2)

（二）自动生成档案实现管理

档案管理馆藏资源丰富、管理效率比较高，能完美展示出档案管理资源的价值。传统档案管理为原始文件，人工手动完成，这个过程需要消耗大量的时间和精力，过程复杂效率低下。

物联网时代之后档案管理的形式发生了直接的改变，在档案收集、生产、管理的过程中物联网技术的作用体现在：

首先档案的收集省时省力，企业事业单位能够按照不同的类别将档案放在不同的盒子，使用档案收集系统当中管理模块管理生成标签数据，之后使用读写器将档案的相关内容打印在标签上，粘贴到档案当中。电子标签的运用提升了档案的生成效率，保证了档案智能化和自动化管理。

其次，物联网技术能够方便用户使用档案，比如用户浏览文件信息、借阅资料、查阅档案资料等，能够为客户提供方便，也实现了档案的现代化管理。档案管理人员取出档案之后，系统记录这个环节，档案当前处于被借阅状态，用户借出档案之后，智能监控系统核对信息，将信息反馈到借阅模板，对比验证是否合理；合理则无动作，如果对比信息存在疑问，系统就会发出警报，则档案需要管理人员再次确认。用户使用完毕后阅读器会自动消除借阅记录，档案人员将档案归置完整，而系统则会自动记录、查阅、完成还卷工作[2]。

（三）完成对档案存储系统的监控管理

实体档案不利于资源保护、资源管理、资源调用，在现代化进程当中存在问题。物联网技术的运用能够大幅度提高档案管理的效率，保证了档案资源管理的安全性和节能性、智能性等。具体作用有：

1.安全保管、监控

物联网的射频识别与传感技术能够完成智能管理系统，实现档案管理一体化管理，使用微动侦测来管理档案库房区域内或者是其他场所重要区域内的人员进出管理，对人员情况、活动情况做好管理控制。一旦发现异常，关联位置的监控摄像机能够实现跟踪、记录、警报，特殊情况下通知相关人员，系统还可以自动关闭事发区域、通知安保人员。

2.节能控制

立足网络层与信息的管理、处理分析方面，部署档案库房的智慧感知平台，能实现对整个库房信息数据的全面控制、全面监管。比如在库房内的温度调节控制系统当中，智慧感知平台会根据设定标准，档案管理标准、自动管理温湿度控制设备等来调节库房内的温度，运用自动化技术来调整环境参数，保证档案馆内的温度与湿度始终满足人的需求。这种方式，可以减少设备的能量消耗，还可以提高档案管理的安全系数。

（四）物联网技术在档案馆引用的特征

在现在的档案数字化管理当中，运用RFID已经非常普遍，而且已经非常成熟，RFID推动了档案数字化的自动化发展。而且物联网技术的实现就是以RFID系统为核心，组成该系统的设备有阅读器、电子标签、应用软件几个部分组成：

1.档案资料的唯一标识

档案数字化管理需要保存的资料有纸质档案案卷、书籍复本、电子资料等[3]。物联网技术使用EPC编码技术，能够对单个物品编码，能实现每一个档案、书籍、电子文件载体的运用提供唯一的标识；而且也可以借助计算机网络技术实现对每一个档案载体的跟踪和管理，比如档案卷盒、书籍、电子文件载体等的跟踪和管理，从而方便用户、档案管理人员对档案的管理。

2.读取方便

使用RFID电子标签来进行标记，上述内容当中我们说过，每一个档案载体的详细信息不同，因此要将档案载体的详细信息写入到标签当中，只要在阅读范围内阅读器就可以读取，保证了档案载体的识别效率。

3.RFID电子标签使用环境广

RFID电子标签的寿命很长，在原本的档案卷盒当中，使用的纸质或者是不干胶等打印信息作为标签，很容易脱落、污损。而RFID的电子标签能够在高污染、放射性环境当中使用，保证原本的性能。

4.方便管理

对于贴有电子标签的档案载体在通过识读器的扫描区域的时候，RFID系统能够分辨出各种档案载体的信息，同时根据需要来对这些信息进行处理，快速实现分级来提升工作效率。

五、结语

在现代物质文化与社会科技发展相融合的发展背景下，物联网技术在生活当中的运用起到了非常积极的影响，在档案数字化管理当中的运用起到了非常积极的影响。针对当前档案数字化管理与物联网技术的融合，还需要不断探索和全面研究促进，综合各方面来提高管理质量。

文章来源：《高电压技术》 网址: http://www.gdyjszzs.cn/qikandaodu/2021/0728/685.html